O2e

Hvordan du oppretter en adressebok i excel

Mens andre finner Excel veldig enkelt å gjøre (som kanskje de har vært utsatt for programmet på grunn av arbeidets art), de fleste har problemer med å optimalisere bruken av excel som en effektivitet verktøy, for eksempel i å organisere og gi en referanse for å holde ulike kontakt for gjennom sin adressebok funksjon. Her er hvordan du kommer i gang:

Hvordan du oppretter en adressebok i excel. Ta ut all kontaktinformasjon.
Hvordan du oppretter en adressebok i excel. Ta ut all kontaktinformasjon.

  • Ta ut all kontaktinformasjon. Før du begynner å åpne den nye filen, ta ut din mobiltelefon, gamle adressebøker, telekort og andre kilder til informasjon som du har for øyeblikket med deg som er nyttig for deg og at du ønsker å inkludere i filen.
  • Begynn med å åpne programmet. Excel åpnes automatisk opp til en ny fil. Du kan opprette en ny en, men det er best å bare klikke på "lagre som" tidlig og bruke filnavn som er lett å kjenne igjen. Dette kan være så enkelt som å bare si navnet ditt etterfulgt av "adressebok" (eksempel "Noelle adressebok").
  • Sett opp kolonner. Organisere kontaktene dine i kolonner og grupperinger. For eksempel, for Kolonne A i ark 1, skriver i kolonnen hodet "NAVN", og i hver rad nedenfor i, skrive alle dine kontakter navn som starter med etternavn først. Bruk kolonne B for å identifisere "type kontakt", hvor du oppretter en merking for hver kontakt som vil hjelpe deg å enkelt filtrere dem senere. Den enkleste grupperinger er enten "Personal" eller "business" grupperinger.
  • Definer kontaktinformasjon kolonner. Fortsatt skaper flere grupperinger i kolonner som du går fra venstre til høyre, begynner å plassere den forespurte informasjonen du finner i et typisk adressebok som "hjemmeadresse", "business-adresse", "hjem telefonnummer", "business nummer" , "mobile", "faksnummer", "e-postadresse", og så videre. Dagens Kontakt Media krever at du kunne identifisere så mange kontaktlinser kolonner som mulig. Du kan selv legge til "state", "land". Osv. Alt dette avhenger av hvor mange kontakter du har og hvor mye du ønsker å filtrere eller gruppere kontakter ved i fremtiden.
  • Begynne å fylle ut arkene. Du kan bruke de ulike ark med excel for ulike bokstaver, mye i samme ånd av den tradisjonelle adresseboken. Hvert ark kan tilsvare den første bokstaven i etternavnet. Denne måten, uansett hvor mange flere kontakter du ende opp med å legge opp gjennom årene, vil informasjonen alltid være organisert.
  • Lær deg å bruke filter kommandoer. Dette vil hjelpe deg å gjøre raske søk eller gjøre grupperinger avhengig av hva dine behov er. For eksempel kan det være lurt å kaste en reunion fest for gamle skolekamerater i den kommende måneden. Siden du har filtre, det blir da bare en enkel sak å klikke på riktig kolonne, slik at bare "klassekamerat" kategorien viser, med alle de riktige kontaktene som hører til den gruppering. Filtrering systemet er en effektiv måte å umiddelbart gruppere sammen enkeltpersoner du trenger å kontakte for denne listen.


Underverkene av Excel kan utforskes videre ved å verve i kortsiktige kurs for dette. Definitivt potensialet i dette programmet som en gruppering verktøyet vil være mer effektiv når du går langs studere det og jobbe på den regelmessig.