O2e

Hvordan finne programvare for å lage et papirløst kontor

Det finnes utallige programvareløsninger som er tilgjengelige på markedet i dag for å skape et papirløst kontor. Nå, husk at det er mange av papirdokumenter i et kontor, og disse blir arkivert og brukes på forskjellige måter, også. De papirløse kontor-programvare løsninger på markedet i dag kan deles inn i de forskjellige funksjonene de utfører. Her er bare noen av dem:

Hvordan finne programvare for å lage et papirløst kontor. En papirløse kontoret regnes som kontoret til fremtiden.
Hvordan finne programvare for å lage et papirløst kontor. En papirløse kontoret regnes som kontoret til fremtiden.

  1. Dokument imaging. Document bildebehandlingsprogrammer tar utgangspunktet et bilde av et dokument for lagring som en elektronisk fil. Du tror kanskje at du kan gjøre dette bare ved hjelp av en skanner alene og innlevering elektroniske dokumenter i henhold til din egen stil. Men gjør dokument bildebehandlingsprogrammer så mye mer enn det. Elektroniske dokumenter er ofte nødvendig for å få tilgang til ulike teammedlemmer. Dokument bildebehandlingsprogrammer gir enklere tilgang til de andre medlemmene av organisasjonen. Noe programvare, faktisk, er nettleser-basert, noe som betyr at elektroniske dokumenter er lastet opp på nettet. Derfor kan ansatte som har adgang til filen vise det elektroniske dokumentet hvor som helst så lenge de har en Internett-tilkobling.
  2. Dokumenthåndtering. Document management software gjør mer enn å ta et bilde av et papirdokument og lagre det som en elektronisk fil. Lagrede elektroniske dokumenter vil være i eksistens så lenge selskapet er oppe og går. Uten dokument management software, vil riktig arkivering og indeksering av disse filene være umulig. Dette vil bare bety store tap henføres til tid og energi brukt med å finne elektroniske dokumenter. Document management software besvarer disse problemene.
  3. Papirløs faks. Husk at faksmaskiner også generere papir som ofte bare ender opp i papirkurven. Papirløs faks programvare styrer inngående og utgående fakser. Programvaren synkroniserer kontoret faksmaskinen til en tildelt datamaskin eller server. Innkommende meldinger mottas elektronisk akkurat som å motta en e-post. Det vil da avhenge av mottakeren om det er behov for å skrive meldingen eller ikke i det hele tatt.

For mindre bedrifter

For mindre bedrifter, kan oppgaven med å lage et papirløst kontor bare innebære å ha programvare for å skanne dokumentet og konvertere den til en fil som kan leses og redigeres etter behov. Skanning programvare kommer vanligvis sammen når du kjøper en scanner. Å ha OCR-programvare for å konvertere de skannede dokumentene er også nødvendig. OCR betyr Optical Character Recognition. OCR-programvare konverterer en bildefil i maskinen redigerbar tekst. Mest OCR-programvare konverterer bildefiler til brukervennlige formater som Microsoft Word og PDF. Last opp disse elektroniske dokumenter til kontoret datamaskinens harddisk for lagring og håndtering. Gjør det et poeng å ha back-up filene bare i tilfelle maskinen krasjer. Du kan også prøve å laste dem opp på nettet.

En papirløse kontoret regnes som kontoret til fremtiden

En papirløse kontoret regnes som kontor for fremtiden. Miljøvernere støtte det fordi kutte ned på papiret bruk betyr redde flere trær. Selskapets eiere kjøper ideen fordi det vil til slutt få ned driftskostnadene. Med bruk av ny teknologi, oppnå et papirløst kontor er ikke en drøm lenger.