O2e

Hvordan forstå Microsoft Excel

Ofte i virksomheten og personlige prosjekter

Ofte i virksomheten og personlige prosjekter, er en liste nødvendig. Deretter en detaljert liste er nødvendig, som blir et diagram eller en tabell. Deretter en tabell blir et system, eller flere sider av interaktive data, og du bestemmer hva du trenger er en matrise eller et regneark. Enten du bruker begrepet listen, er diagram, tabell, regneark eller matrise, Microsoft Excel mest sannsynlig å være den beste snarveien for å skrive data inn i datamaskinen, oppdatere opplysninger og skrive det i et attraktivt format. Når du legger inn noen innledende mal informasjon i kolonner og rader, vil du finne deg selv gjenbruk det opprinnelige oppsettet mange ganger, samtidig produsere mange varianter som nødvendig for anledningen. Når du bruker Microsoft Excel til å håndtere eventuelle ikke-prosa data, som tall, uttrykk, navn eller lister, vil du finne at dine data er tilpasningsdyktig til mange situasjoner.

Microsoft Excel brukes ofte for numeriske data

Microsoft Excel brukes ofte for numeriske data, men det er også nyttig for setninger og navn, der et diagram kan bestå hovedsakelig av tekst i stedet for tall. For eksempel, hadde min tidligere sjef en komplisert eiendom-planlegging situasjon, der hver av et dusin regnskapet ble guidet av ulike juridiske dokumenter. Figuren jeg forberedt på henne hadde ingen numeriske data, men de fire setninger som brukes, for eksempel "guidet av Lewellyn Trust", ble gjentatt i ulike former over hele siden. Microsoft Excel-diagram leser som en spørsmål og svar side, og det ble brukt ofte som en rask referanse.

The List Manager funksjonen av Microsoft Excel dukker opp automatisk når du forbereder en tabell som dette. Liste Manager hjelper ved å gjenta de viktigste setninger i tabellen, slik at å skrive inn samme setning flere ganger ikke er nødvendig. Kolonneoverskriftene øverst på siden inkludert "kontonavn", "advokat navn," osv. og noen datoer ble vist slik at den siste skriving av et dokument ble inkludert i listen. Å ha denne listen som kontoen ble styrt av hvilken juridisk dokument trolig reddet henne en mynte i konsulenthonorarer, fordi hun var i stand til å slå opp de grunnleggende egenskapene til hennes eiendom plan, uten å grave gjennom stabler av gamle filer og lange dokumenter. Det er praktisk å huske at en Microsoft Excel-regneark format med hovedsakelig tekstdata kan tjene som en "quick reference" guide.

Kanskje du trenger en mer data-orientert liste, inkludert ligninger. I så fall vil bruke Microsoft Excel spare mye tid og forhindre mange hodepine. Noen mennesker opplever at de trenger å skissere et bord, eller i det minste en liste over kolonneoverskrifter på papir, før du skriver, og dette kan være svært nyttig. Tenk på kolonneoverskriftene som etiketter for hver kategori. For eksempel har en økonomisk tabell jeg forberedt flere år siden alltid fire måneder kontoverdiene øverst på siden, slik at overskriftene i løpet av første kvartal vil lyde: januar, februar, mars og april. Den venstre kolonnen har et bredere format, slik at navnet på kontoen har plass til å være skrevet i. høyre kolonne beregner prosentvis endring fra forrige måned til denne måneden, ved hjelp av en ligning i Microsoft Excel.

Den innledende oppsett av denne tabellen var innspill flere år siden

Den innledende oppsett av denne tabellen var innspill flere år siden, men jeg har brukt det hver måned, og forbedret den med farger, fyll, fotnoter, og flere andre alternativer, som årene gikk. Når sjefen hadde et øye kirurgi, utvidet jeg det ved å endre skriverinnstillingene. Når regnskapet ble stengt, kan en rad bli slettet, med en fotnote lagt om hvor midlene ble flyttet. Den samme grunnleggende tabell i Microsoft Excel har tjent denne funksjonen ved enkel fil-menyen kommandoen "Lagre som", med navnet på den neste måneden inn som filnavnet. For eksempel, for neste måned, er i januar kolonnen slettet, og en kolonne for mai er satt inn, ved siden april. En mindre endring til "prosentvis endring" formelen er input, så det kan konto verdier i forhold til april i stedet for mars er. Da malen er klar for neste måned, slik at når våre kontoutskrifter er mottatt, blir skjelettet regneark allerede primet for bruk.

Hvordan forstå microsoft excel. Ofte i virksomheten og personlige prosjekter.
Hvordan forstå microsoft excel. Ofte i virksomheten og personlige prosjekter.

Den månedlige regnskap verdi er beskrevet ovenfor har automatiske summer på bunnen av hver kolonne. Disse er lett programmeres til Microsoft Excel, bare ved å skrive "+" tegn. En redigering boksen kommer opp på skjermen når kontordame første bruker plusstegnet, deretter Excel hjelper brukeren i å legge inn en rekke celler som er summen vil bli beregnet. Du kan skrive inn celleadressen, eller bare klikke på den, og formelen edit hjelperen vil gi signaler. For eksempel, er januar data i "B"-kolonnen, og starter med celle B2 og slutter med celle B34. Cell B35 inneholder ligningen "SUM B2 gjennom B34." Du kan legge inn denne formelen ved å klikke med musen på det området som skal legges, eller ved å skrive cellen adresser skal legges til. Trykk på enter når du er ferdig med å redigere formelen, og du går tilbake til vanlig skrivemodus.

Cellen inneholder summen viser vanligvis et resultat av ligningen

Cellen inneholder summen viser vanligvis et resultat av ligningen - et tall - men viser ikke ligningen, unntatt når brukeren er i ligningen-redigering modus. Den numeriske summen av ligningen eller formelen er programmert enkelt ved å bruke disse prinsippene, summere opp alle kontoverdiene for januar. Klikk nederst i februar kolonnen angir plusstegnet, bruker samme ligningen, og gjenta disse trinnene for de andre månedene også. For å unngå uhell sletter programmerte celler der formler skjuler, foreslår jeg å bruke cellen beskyttelse innstillingen på disse stedene av tabellen. I Microsoft Excel kan formelceller også vises i farget for å minne brukeren hvor de ikke skal legge inn data på toppen av en ligning.

Den andre ligning eller formel i den månedlige regnskapet tabellen beskrevet ovenfor er den prosentvise endring kolonnen. Igjen, kan du skissere din intensjon med blyant og papir før du prøver dette, hvis det virker komplisert første gang du bruker Microsoft Excel. Du ønsker å vite på et øyeblikk hva endringen var i hvert kontoen verdi, fra slutten av forrige måned (mars, ie) til slutten av inneværende måned, eller april. Denne ideen er også brukt for kvartalsvise tabeller, med ulike kolonneoverskriftene for å gruppere måneder sammen. Du kan starte din ligning igjen ved å skrive plusstegnet, og dermed gå inn i Microsoft Excel ligningen-redigering funksjon.

Deretter vil du skrive celle "E2" eller den øverste raden av data for april kolonnen, som skal trekkes av "D2" cellen. Dette er forskjellen mellom april og mars data, i et positivt tall for en gevinst i april, eller et negativt begrep om det var et tap. Ikke risiker forlegenhet ved å skrive inn ligningen bakover, slik at et tap viser som en gevinst, alle er tilbøyelige til å gjøre denne feilen før eller senere. Det neste trinnet er å dele forskjellen ved den første måned, eller mars, for å få til en desimal eller prosentandel svar. Siden dette klassiske "delta" eller "change" ratio ligningen har to trinn, beregner den riktig når du angir det med parenteser, som følger: + (E2-D2) / D2. Formelen du skrev er som en kommando som betyr i denne cellen, beregne forskjellen mellom april og mars, og dele det med verdien i mars, for å vise forholdet som en desimal, eller prosentandel.

Nå har du resultatet av den månedlige endringen beregningen vises i én celle i høyre kolonne. Hva om resten av cellene i kolonnen? Det er der bruken av Microsoft Excel tilbyr mange smarte snarveier. Du kan kopiere denne formelen, ved hjelp av musen, til den neste cellen ned, og den neste, og du vil se at formelen er å tilpasse riktig å bruke data fra rad 3, rad 4, rad 5, osv. Ja, formler i Excel er relative, slik at de vil tilpasse på denne måten, med mindre du spesifikt befale dem å være absolutte i stedet for relative, som jeg vil spare til en annen leksjon. Ved hjelp av denne metoden i Microsoft Excel, kan du enkelt kopiere estimater for endring formel for å fylle alle cellene i høyre rad i denne tabellen.

Med disse grunnleggende formler "sum" og "delta"

Med disse grunnleggende formler "sum" og "delta", mange grunnleggende økonomiske lister kan gjøres og jevnlig oppdatert ved hjelp av Microsoft Excel. Å legge attraktive formatering visning, kan du angi desimaler til null hvis du ønsker å runde av til nærmeste dollar, eller hvis du vil komma for større tall. Bruk format menyen til å velge hvordan data vises i hver celle. For prosentvis endring kolonnen, bruker den prosentvise formatet valg, men tillate desimaler vise, slik at kolonnen ikke tilfeldigvis rundt alt til null, siden prosentverdier tendens til å være mindre enn en.

Når du starter oversikten data og analysere det med regneark

Microsoft excel brukes ofte for numeriske data. Den innledende oppsett av denne tabellen var innspill flere år siden.
Microsoft excel brukes ofte for numeriske data. Den innledende oppsett av denne tabellen var innspill flere år siden.

Når du starter oversikten data og analysere det med regneark, kan du se en rekke bruksområder for Microsoft Excel. Fra en liste over navnene i et band, med sine ensartede størrelser, og betalt / ubetalt status, til et regneark der noen variabler er skrevet i og resten av cellene er formler, er det mange programmer som kan dra nytte av den korte kutt som tilbys av Microsoft Excel. Jeg har brukt Microsoft Excel til å lage en enkel liste over kjæledyr medisiner og deres utløpsdatoer, men jeg har også brukt den til å lage en komplisert database analysere aksjekurser. Husk at en wordy liste være en tabell, men så kan antall-knaser listen, slik det er beskrevet i eksemplene ovenfor.

Tenk på det på denne måten: Alle data som du normalt ville regne på en kalkulator kan være bedre vises som et diagram. Når flere ligninger er involvert, som projiserer hvordan en pris ville endre på en viss scenario, bruker den samme tabellen mal med ulike utgangspunkt data eller "variabler." Bare husk å holde spare hvert scenario med et annet filnavn, hvis du ønsker å bruke den igjen senere. Når du flytter kolonner eller sette inn nye rader, gå tilbake og dobbeltsjekke formelen innhold og celle-adresser regelmessig. Kopiering formler er praktisk, men du kan få noen hikke hvis du har slettet kolonnene der formelen er søker sine data. Det er morsomt å finne bruksområder for Microsoft Excel som ingen andre har sett før, og alle kan justere Excel litt for å lage sin egen liste, matrise eller tabell.